Para quem não sabe, um Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) ou de Fluxo de Caixa (DFC) pode dizer muito sobre a situação financeira da empresa.
Porém, para isso, a estrutura de plano de contas precisa estar adequada ao que pretende obter nos relatórios de desempenho, para que não acabem fornecendo uma visão muito simplista ou distorcida do resultado do negócio.
A primeira coisa a fazer é organizar e padronizar o plano de contas, escolhendo o modelo que mais se adeque à realidade da empresa.
Ou seja, um plano bem estruturado, justamente para organizar e categorizar todas as informações econômico-financeiras da organização, e para isso, é preciso, claro, estabelecer padrões para o registro das operações da empresa.
O que é um plano de contas?
Primeiramente, vamos começar entendendo que um plano de contas nada mais é que um conjunto de contas que representam as movimentações econômicas e financeiras de uma empresa.
Cujo objetivo é guiar os registros das operações, assim como, todas as informações financeiras da empresa (Demonstrativo de Fluxo de Caixa ; Demonstrativo de Resultados do Exercício e Balanço Patrimonial).
Vale ter em mente, também, que o plano de contas é utilizado também na elaboração do Orçamento Empresarial, conseguindo estabelecer as metas orçamentárias de toda organização, acompanhando e estabelecendo mensalmente tudo que é realizado.
Modelo ideal de um plano de contas
O modelo de contas, embora não varie muito, ele pode ser personalizado de acordo com as necessidades da empresa podendo, inclusive, sofrer alterações quando necessário. Porém, é fundamental que qualquer plano de contas tenha em sua estrutura os seguintes tópicos:
- Ativos (empréstimos, créditos e investimento, a sede da empresa);
- Passivos (obrigações e compromissos, como pagamentos para terceiros, como fornecedores de materiais e empréstimos financeiros);
- Receitas (todas as entradas no caixa da empresa, ou seja, qualquer venda de produto ou serviço);
- Despesas (pagamentos feito a fornecedores, funcionários e compra de novos equipamentos, ou seja, a documentação das contas passivas).
Como fazer um plano de contas contábil
A primeira coisa a fazer é uma lista com todas as suas contas, Receitas, Despesas, Custos, e Investimentos, não deixando nada de fora, uma dica é se basear nos quatro tópicos (Ativos, Passivos, Receitas e Despesas).
E atenção, ao estruturar o plano de contas, é fundamental saber usar as informações na hora de gerar relatórios, sendo assim.
Se precisará de determinadas análises e informações nesses relatórios, as mesmas precisarão estar no seu plano de contas, desde o início.
Por isso, estabeleça os indicadores importantes para o seu negócio e traga eles para seu Plano.
Plano de contas contábil e Plano de contas gerencial
Antes de começar a pensar na estrutura estrutura de um Modelo de Contas, é preciso saber a natureza e os tipos de Planos de Contas.
Para quem não sabe, para atender determinações legais do setor em que atua, a empresa deve manter o plano de contas Contábil com base nas Normas Brasileiras de Contabilidade.
Ou seja, as contas servirão como base para o Balanço Patrimonial, a demonstração contábil da situação patrimonial da empresa.
Mas, é bom saber que nem sempre um Modelo de Contas, embora atenda à regulamentação, considera as necessidades de análise da organização para a tomada de decisões.
Por isso, muitas vezes é necessário elaborar o plano de contas gerencial, para estruturar as contas de acordo com a prioridade e forma de enxergar a sua organização, tornando possível analisar estrategicamente os resultados do financeiro, econômico e patrimonial da empresa.
Mas, claro, não adianta apenas definir um plano de contas gerencial, é preciso implementá-lo de forma organizada e estruturada, permitindo que suas informações alimentem automaticamente ambos os planos, tanto o contábil, quanto o gerencial, excluindo a chance de erros ao se trabalhar com dois Planos de Contas diferentes.
Usando um Software para sua empresa
Sem dúvida, bem mais prático do que criar de forma manual uma planilha para o Plano de Contas Gerencial da empresa é apostar em um software de gestão financeira que simplificará e trará agilidade para todo o processo.
Nesse sentido, vale apostar na Rtek uma empresa moderna e inovadora, criada com o objetivo de facilitar a vida dos comerciantes e varejistas, através de Softwares de Gestão Empresarial.
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